المنح التعليميةوظائف

3 قواعد لكتابة الرسالة الخطابية cover letter

القاعدة الأولى: استخدم الاسم الرسمي عند كتابة التحيّة

استخدم القاعدة الرسميّة في كتابة لقب واسم مسؤول التوظيف، بما فيها “السيّد، أو السيّدة كأن تكتب (حضرة السيد سعيد الأحمد) لا سيّما إذا كنت تعرف أنّ الشركة تهتم بالتعاملات الرسميّة أكثر من التعامل بطريقة غير رسميّة. الكثير من الرسائل قد تبدأ بها التحيّة بكتابة “عزيزي سعد مثلاً”، وهو اتجاه وطريقة بدأت تختفي في التعاملات الرسميّة على الرّغم من استعماله في بعض الأحيان، ولكن ما يهم حقّاً هو ذكر الاسم الفعلي وليس اللقب.

كما وأنّه لا يمكنك أن تستخدم هذه الكلمة هنا في هذا المقام؛ كما ولا يمكنك أن تستخدم أيضاً عبارة “لمن يهمه الأمر” أو “عزيزي السيد، أو السيدة”، فإنّ الأمر هنا عامّ بدرجة كبيرة، وهي طريقة قديمة وأقلّ خصوصيّة. لا تنسى أنّ رسالتك الخطابية هذه هي فرصتك الأولى لترك انطباع جيّد لدى مسؤول التوظيف، عليك أن تجريَ أبحاثك الخاصّة لتثير إعجابه وتلفت انتباهه.

ملاحظة أخرى مهمّة عليك الانتباه إليها: إذا لم تستطع اكتشاف ما إذا كان الاسم لرجل أو امرأة لاستخدام لقب سيد أو سيدة، ولم تستطع إيجاد طريقة أخرى لتفادي المشكلة كاستخدام لقبه المهنيّ  “مثلاً: حضرة الدكتور”، يمكنك حينها أن لا تذكر اللقب أو الاسم أبداً.

القاعدة الثانية: إذا لم تعرف من هو مسؤول التوظيف، خمّن من يكون

قد تقضي في بعض الأحيان ساعات طويلة من البحث في المواقع الإلكترونيّة عن معلومات تخص الشركة التي ستقدّم لها للوظيفة، ولم تستطع أن تجد جواباً أكيداً لتعرف اسم مسؤول التوظيف بالتحديد في هذه الشركة، لا تيأس لا بأس بذلك. إذا استطعت العثور على قائمة من أسماء المدراء التنفيذيين في الشركة، ولم تكن واثقاً تماماً ممّن قد يكون مسؤول التوظيف، بإمكانك أن تختار اسم مسؤول القسم الرئيس المسؤول عن الوظيفة التي ستقدّم لها.

ففي النهاية، لن يلومك أحد لعدم كتابتك الدقيقة للاسم في العنوان، ولكن هذه الطريقة باستخدامك لأسماء محددة في رسالتك تساعدك في إثبات رغبتك الشديدة للحصول على الوظيفة، كما وتثبت لهم أنّك قضيت وقتاً وبذلت جهداً خاصّاً للبحث ومعرفة من هو مسؤول القسم في الشركة.

القاعدة الثالثة: كُن محدّداً قدر الإمكان

إذا كنتَ قد أجريت أبحاثك لوقت طويل ولم تستطع الوصول لأي شيء، سواء فيما يخص اسم المسؤول أو عنوانه، لا تقلق في هذه الحالة. قد تكون الشركة تتبع سياسة الخصوصية ولا تصرّح بهذه المعلومات لأسباب خاصة بها، أو لظروف منافسة من الشركات الأخرى. في هذه الحالة وحين لم تجد اسماً لاستخدامه في التحيّة، يمكنك اعتبار المسمى الوظيفي للشخص الذي تراسله هو الاسم الشخصي له، كأن تكتب مثلاً “حضرة مدير قسم الموارد البشريّة”، أو “حضرة مدير قسم الأبحاث” ؛ فإنّ هذا يعني أنّك تكتب الرسالة وتوجهها للشخص المسؤول عن القسم الذي تحاول التواصل معه بالتحديد، وأنّ رسالتك هذه مرسلة لشخص محدّد.

 

في الختام، فإنّك بالتأكيد ترغب في أن تعكس رسالتك الخطابيّة المرفقة بسيرتك الذاتيّة رغبتك واهتمامك بالوظيفة التي تقدّم لها. حتى تبدأ كتابة رسالتك بالشكل الصحيح عليك أن تبدأ التحية بالشكل المناسب بذكر الشخص المعني برسالتك؛ ألا وهو مسؤول التوظيف. قد لا تنجح في تطبيق الأمر تماماً دائماً، ولكنّك على الأقلّ ستكون قد بذلت جهدك الواضح من خلال التحية الأولية في رسالتك.

ترجمة هديل البكري؛ المقال الأصلي: The 3 Rules of Addressing Your Cover Letter

الوسوم

اترك تعليقاً