الرئيسية / لغات أجنبية / كيف تكتب بريد إلكتروني للأعمال باللغة الإنجليزية

كيف تكتب بريد إلكتروني للأعمال باللغة الإنجليزية

اتبع هذه الخطوات الخمس وستكون رسائل البريد الإلكتروني بالإنجليزية الخاصة بك احترافية بشكل مثالى:

1. ابدأ بتحية احترافية.

2. وضح الهدف الخاص بك.

3. استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال.

4. اجعل رسالتك موجزة.

5. اختم بشكل مهذب.

Open with a professional greeting 1.

ابدأ بتحية احترافية ابدأ دائما البريد الإلكتروني الخاص بك بتحية ودية احترافية. مدى معرفتك جيدا للمتلقى سيحدد مدى الرسمية التى يجب أن تكون عليه هذه التحية. على سبيل المثال، قد تبدأ البريد الإلكتروني الأكثر رسمية باستخدام لقب عائلة المستلم (مثل: “عزيزتي السيدة بريس،” “Dear Ms Price,”). ولكن إن كنت تكتب إلى مستلم تعرفه جيدا، فيمكن أن تقول ببساطة، “مرحبا كيلي” “Hi Kelly”. وفي كلتا الحالتين، تأكد من أنك كتبت اسم المستلم بشكل صحيح. قد تكون هناك أوقات لا تعرف فيها اسم الشخص الذي تكتب اليه. وهذا ما يحدث غالباً إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة والبريد الإلكتروني الخاص بك هو بمثابة رسالة التغطية Cover Letter. في هذا السيناريو، فإن أفضل شيء يمكن فعله هو قضاء بعض الوقت في البحث عن اسم مدير التوظيف أو المتلقي المحتمل. LinkedInلينكدين يمكن أن يكون مصدرا عظيماً لهذا. إذا كنت غير متأكداً بنسبة 100٪ من اسم مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك، يمكنك دائما استخدام المسمى الوظيفي، مثل “عزيزي مدير التوظيف ” “Dear Hiring Manager”، أو “Dear Hiring Manager”، أو اسم الشركة أو الفريق الذي تكتب اليه (على سبيل المثال ” عزيزي فريق أمازون للابتكار ” “Dear Amazon Innovation Team”). هذه الخيارات يمكن أن يكون أكثر أدباً وشخصية من بدء البريد الإلكتروني الخاص بك بكلمة عامة مثل “عزيزى السيد / السيدة،” “Dear Sir/Madam,” أو “إلى من يهمه الأمر” “To Whom it May Concern”.

نصيحة: إذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني، فمن الجيد إضافة ملاحظة شكر، مثل “شكرا لك على التواصل” “Thank you for getting in touch”.. وبالمثل، إذا كان شخصاً ما قد رد على أحد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من الرد بـ “شكراً لردكم السريع” “Thank you for your prompt reply” او “شكراً على ردك” “Thanks for getting back to me”. إن توجيه الشكر للمتلقي سيجعل نبرة البريد الإلكتروني ودية واحترافية.

State your purpose 2.

وضح الهدف الخاص بك اجعل الهدف الخاص بك واضح في بداية البريد الإلكتروني الخاص بك. وتذكر أن الناس في كثير من الأحيان تقرأ رسائل البريد الإلكتروني بين الاجتماعات أو على هواتفهم المحمولة، لذلك اجعل جملك قصيرة واضحة وابدأ مناقشة الموضوع الرئيسى بسرعة. هذه بعض العبارات التى قد تساعدك على تقديم الهدف الخاص بك: “أنا أكتب للاستفسار عن …” “I am writing to enquire about …” أو “أنا أكتب بالإشارة إلى …” “I am writing in reference to…”. إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك يتطلب إجراء من المتلقي.

3. استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال

تتطلب مختلف الصناعات مفردات مختلفة أو متخصصة باللغة الإنجليزية. على سبيل المثال، رسالة البريد الالكتروني من أحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات من المرجح أن تكون مختلفة جدا عن رسالة مكتوبة من قبل أحد الأطباء. فللتأكد من أنه تم فهمك جيدا أياً كان مجال عملك، فإنه من الهام أن تقوم بالقليل من البحث وأن تستخدم مفردات اللغة الإنجليزية المناسبة.

Keep your message brief 4.

اجعل رسالتك موجزة في أية لغة، صممت رسائل البريد الإلكتروني لتقرأ بسرعة، وفي كثير من الأحيان أثناء التنقل. لذا اجعل البريد الإلكتروني الخاص بك مختصراً، وجملك موجزة، والرسالة الرئيسية الخاصة بك واضحة. والبريد الإلكتروني القصير أيضا وسيلة سهلة لجعل رسالتك خالية من الأخطاء، خاصةً لمتحدثى الانجليزية كلغة ثانية. ومع ذلك، كونك مختصراً لا ينبغي أن يعني أن تكون حاداً أو وقحاً. لذلك، حافظ على نبرة إيجابية مهنية من خلال ختم البريد الالكتروني ببعض الملاحظات الختامية المهذبة. حيث يمكنك كتابة “شكرا لكم على مساعدتكم” “Thank you for your help” أو “شكرا لعنايتكم” “Thank you for your consideration”، ومن ثم يمكن المتابعة بـ “إذا كان لديك أي أسئلة، من فضلك لا تتردد بسؤال” “If you have any questions, please don’t hesitate to ask” و “إنني أتطلع إلى الاستماع منك” “I look forward to hearing from you”.

5. اختم بشكل مهذب

وتماما ً مثل الخطاب التقليدي، فإن الخطوة الأخيرة لكتابة البريد الإلكتروني الاحترافى المثالي هى أن تنهيه بنهاية مناسبة يليها اسمك والمسمى الوظيفي. “مع أطيب التحيات” “Kind regards”، “خالص التقدير” “Sincerely”، و “شكرا جزيلا” “Many thanks” كلها وسائل احترافية لإنهاء البريد الإلكتروني الخاص بك باللغة الإنجليزية.

قبل أن تضغط على زر إرسال send، تذكر أن تقوم بالتصحيح الدقيق proofread للبريد الإلكتروني الخاص بك مرة آخرى لإصلاح أي أخطاء إملائية. وإذا كنت ترغب في تحسين البريد الإلكتروني الخاص بك ليصبح مثالياً، فهناك خطوة أخرى يمكنك اتبعاها

هناك أمور أخرى متعلقة بالألوان والخطوط لابد من معرفتها جيدا لانها قد تعد إهانة مثلا إذا كان اللون احمر او الفنط سميك وداكن.

اترك تعليقاً