الرئيسية / وظائف / 10 أدوات مهمة للفري لانسرز free lancers

10 أدوات مهمة للفري لانسرز free lancers

أوّلاً: برنامج التعاون عبر الإنترنت “Online collaboration software

عملك كموظف مستقل عن بُعد يتطلّب منك أن تتعاون مع الآخرين والعمل معهم على المشاريع، ولذلك فإنّك تحتاج إلى طريقة سهلة وبسيطة للتواصل مع أعضاء فريقك وزبائنك دون الحاجة لإرسال الكثير من رسائل البريد الإلكترونيّ.

بإمكانك أن تستخدم برنامج التعاون هذا من أجل التواصل معهم، وتحميل الملفات ومشاركتها، وتسجيل المهام ومواكبتها بالتزامن مع الجدول الزمني للمشروع. من أشهر البرامج التي يمكنك تجربتها: Trello، AsanaRedbooth،Podio.

ثانياً: برنامج ونظام محاسبة

بإمكانك أن تستخدم برنامجاً خاصّاً للمحاسبة لمتابعة مدخلاتك ومخرجاتك من المبيعات والمصروفات، وفواتير الزبائن، ووصولات الدفع للموظفين إذا كان لديك مع يعمل لديك، وهذا البرنامج سيسهّل عليك الكثير من الأمور لا سيّما فيما يتعلّق بالضرائب. من أهمّ الأدوات المعروفة التي يمكنك استخدامها: Zoho ،Wave، QuickBooks ،FreshBooks.

ثالثاً: أداة متابعة الوقت

حتى تكون كفؤاً ومحترفاً في عملك عليك أن تكون صادقاً ومسؤولاً بالإلتزام بالوقت الذي منحك إيّاه زبونك الذي استثمر أحد مشاريعه معك، ولذلك فإنّ الوقت مهمّ وعليك أن تراعي أهميّة هذا الأمر. عليك أن تتابع ساعات عملك اللازمة في المشروع وتراقبها، لأنّه في حال عملت في أكثر من مشروع سيكون من الصعب عليك الموازنة بين كل ساعات العمل للمشاريع المختلفة. الطريقة الأفضل حتى لا تقع في الخطأ أو التأخير أن تستخدم أداة متابعة الوقت لتحدّد عليها جدول مواعيدك وما إلى ذلك.

بنقرة واحدة فقط، يمكنك أن تحصل على متابعة دقيقة للوقت المتبقي لديك والمهام التي عليك إنجازها والوقت الذي تحتاجه كل مهمّة لإتمامها، لتكون قادراً على إرسال النتائج للعميل أو الزبون الذي تعمل معه.  كما وأنّ هذه الأداة ستساعدك على إدارة الوقت وزيادة كفاءتك وإنتاجيتك؛ ومن الأمثلة على هذه الأدوات التي يمكنك استخدامها: SlimTimer ،Toggl ،RescueTime.

رابعاً: نظام تخزين الملفات “Cloud-based

يمكنك الاستفادة من هذا النظام لتخزين ملفاتك، وتنظيمها، والعمل عليها بالإضافة لمشاركتها مع شركائك، وزبائنك. هذا النظام يجعل العمل أسهل بكثير ويسير بشكل سلس، كما وأنّه سيكون من السهل عليك الوصول إلى ملفاتك من أي جهاز حاسوب يمكنك استخدامه، ولن تخشى من مشكلة ضياع الملفات أو حذفها عن طريق الخطأ إذا حصل أي تلف لجهازك الخاص.  من أكثر التطبيقات الشائعة فيما يخصّ هذا الأمر Google Drive و Dropbox؛ وهذا أمر أنصح به شخصيّاً كوني أعمل في ذات المجال.

خامساً: أداة إدارة المهام

بالنسبة لمعظم المستقلين الذين يعملون عن بُعد، فإنّ الحفاظ على نسبة من العمل المنجَز يوميّاً يتطلب منهم إعداد أكثر من قائمة مهام، فأنت تحتاج إلى أداة متقدمة من أدوات إدارة المهام، لتحصل على صورة واضحة وشاملة لمجريات العمل، وليصبح الأمر أكثر بساطة دون تعقيد.

يمكنك أن تستخدم أداة “Wunderlist” وهي أداة تملك كل القوائم التي تحتاجها وتذكرك بكل القدرات التي تحتاجها لتكون قادراً على مواكبة كل الأمور وإنجاز المهام بشكل كامل في اليوم. وهناك أيضاً أداة “Google Tasks” وهي خيار رائع يمكنك استخدامه حيث يسمح لك بتحويل الرسائل الإلكترونيّة إلى مهام، ومزامنتها مع الجدول الزمني الخاص بك على “جوجل”.

سادساً: خدمة محادثات الفيديو المرئية وخدمات المراسلة الكتابية

بالطبع لا تزال إلى يومنا الاجتماعات -وجهاً لوجه- هي الطريقة الأفضل لترك انطباع رائع، والتواصل الأفضل مع  الزبائن؛ ولكن هذا لا يعني بالضرورة أنّك لن تحتاج في بعض الأوقات خاصّة إذا كنتَ تعمل عن بُعد لإجراء محادثات عن طريق الإنترنت.

إذا كنتَ بحاجة لعقد اجتماع مع شخص من مكان بعيد يمكنك أن تستخدم برامج وتطبيقات محادثات الفيديو، بما فيها من ميزات أخرى كإرسال رسائل نصيّة، والمحادثات الفوريّة، وغيرها من العناصر المميزة للتطبيق، ومن أشهر التطبيقات التي يمكنك استخدامها: ,Skype, Rounds, MeetingBurner Bluejeans، Jabbster .

سابعاً: أداة توقيع الوثائق

إنّ توقيع العقود الخاصّة وتوقيع اتفاقيات عدم الإفصاح من الأمور المشتركة بين العاملين المستقلين الذين يعملون عن بُعد. ولكن طباعة المستندات الرسميّة هذه، وتوقيعها، وتصويرها بالماسح الضوئي، وإرسالها بالبريد الإلكترونيّ سيكون عملية صعبة فيها الكثير من الخطوات التي تستنزف وقتك دون داعٍ. بإمكانك أن تستغل أداة توقيع المستندات والوثائق لتوفير الوقت، وتحويل هذه العملية إلى مجرّد مهمّة توقيع “إلكترونيّ”. من الأمثلة على بعض أفضل الخيارات التي يمكنك اللجوء إليها: PandaDoc أو EchoSign أوDocuSign.

ثامناً: أداة إدارة البريد الوارد

أن تعمل كمستقلّ وعن بُعد يعني أن يكون في بريدك الإكترونيّ العشرات أو حتى المئات من الرسائل الإلكترونيّة التي تحتاج للإدارة والمتابعة كلّ يوم. عملية متابعة بريد الإلكتروني وحذف ما لا تحتاجه سيكون عملية مرهقة، إلّا إذا استخدمت أداة لإدارة البريد الوارد هذا؛ حيث إنّ هذه الأداة ستساعدك في تصفية الرسائل غير الضرورية والتخلّص منها سريعاً، كما وتساعدك أيضاً بعد تصفية الرسائل بترك ما تحتاجه منها ومنحك الوقت لقراءة الرسائل المهمّة. من أفضل الخيارات التي يمكنك استخدامها في هذه الحالة  Mailstrom أو Sanebox.

تاسعاً: أداة قاعدة بيانات الزبائن

كلّما كان لديك زبائن أكثر، كلّما أصبحت عملية تقديم خدماتك الشخصيّة للزبائن أصعب. يمكنك أن تستخدم أداة قاعدة بيانات الزبائن كـ  Falcon أو Rapportive، ثمّ تعمل على إنشاء قاعدة بيانات لكلّ زبون لديك، بما فيها معلومات الاتصال به وبريده الإلكترونيّ، أو حسابات وسائل التواصل الاجتماعي.

وكذلك أيضاً إذا لم يكن لديك الكثير من الزبائن يمكنك الاستفادة من هذه الأداة في تسجيل معلومات زبونك، وهذا سيساعدك أكثر على تذكّر التفاصيل الصغيرة التي تهمّ في بعض الأحيان لإنجاز المهمّة على أتمّ وجه وبشكل رائع.

عاشراً: أداة اقتراح المشاريع

“إنشاء مقترح للمشروع” واحدة من أهمّ المهام التي قد تُطلب من المستقلّ في مجال الأعمال، وهي في تطوّر وريادة لا سيّما في عالم الأعمال الحاليّ. ولكن تطبيق هذا الأمر سيتطلّب منك الكثير من المهام، والوقت، والتمرين لتنجزه على أتمّ وجه.

يمكنك أن تستخدم أداة لمقترحات المشاريع، وستنجز واحداً في دقائق معدودة، على أن يكون مرتباً ودقيقاً وذلك من خلال تقديم بعض النماذج المناسبة لنوع المشروع، والصفحات المناسبة. من أفضل الخيارات التي عليك أخذها بعين الاعتبار وتجربتها: Bidsketch أو Proposable.

ترجمة هديل البكري؛ المصدر.

اترك تعليقاً